Bestyrelsen for DRK udpeger (vedtægtsbestemt) efter Generalforsamlingen et Udstillingsudvalg (UU) bestående af minimum 5 - 6 medlemmer, hvoraf et medlem er fra bestyrelsen.
Medlemmerne i UU skal alle være aktive i udstillingsaktiviteter og nyde almindelig respekt i DRK.
Stk. 1.2.
UU konstituerer sig med formand, næstformand og sekretær. Bestyrelsens repræsentant kan ikke være formand for udvalget.
Ændringer i udvalgets konstituering skal meddeles DRKs sekretariat straks.
Beslutninger træffes i enighed eller ved flertalsafgørelser. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. UU er beslutningsdygtigt når 2/3 af udvalget er til stede.
Stk. 1.3.
Udvalget refererer til DRK’s bestyrelse.
Stk. 1.4.
Medlemmerne i DRK’s udvalg varetager en tillidspost i DRK og repræsenterer dermed DRK i alle henseender. Dette skal iagttages i alle sammenhænge og medlemmernes optræden skal være loyal og troværdig mod Dansk retriever Klub. Overskridelse af denne loyalitetspligt kan medføre, at et medlem ikke kan varetage en udvalgspost i DRK. Dette vil være bestyrelsens afgørelse.
2. Ansvar og aktiviteter
Stk. 2.1.
UU er klubbens sagkundskab vedrørende afholdelse af udstillinger
UU varetager administrationen og sagsbehandlingen indenfor området.
Stk. 2.2.
UU er ansvarlig for at klubbens officielle prøver er koordineret med DKK’s udstillingsprogram og for at udstillingerne afvikles efter de af DKK afstukne rammer.
Stk. 2.3.
UU skal holde sig orienteret om eventuelle ændringer i DKK’s reglement for udstillinger.
Stk.2.4.
UU varetager al korrespondance med dommere, herunder invitationer og arrangementer vedr. rejser, ophold samt afregning af honorar.
Stk. 2.5.
UU koordinerer racernes dommerønsker indenfor klubbens økonomiske rammer.
Stk. 2.6.
UU varetager efteruddannelse af ringpersonale (DKK uddanner ringpersonalet) lige såvel som UU kan varetage opfølgning på dommeruddannelser fx ved kurser og møder.
Stk. 2.7.
UU er ansvarlig for klubbens vandrepræmier (vedr. udstillinger) herunder hjemkaldelse, gravering og annoncering i kataloger.
3. Økonomi
Stk. 3.1.
UU er budgetansvarlig og skal senest 1. december til DRKs sekretariat indsende budgetforslag for udvalgets virke det næste år.
Økonomien administreres i samarbejde med klubbens administration og bestyrelsens kasserer.
Bestyrelsens repræsentant fungerer som "controller", som gennem løbende kontrol af DRKs udstillingsaktiviteter sikrer den løbende budgetopfølgning for udvalgets område.
UU og controller er ansvarlige for, at der udarbejdes budgetter for relevante udstillinger, samt at der efter afholdelse sker en hurtig opfølgning og afrapportering til bestyrelsens kasserer om evt. udsving i forhold til de lagte budgetter.
Stk. 3.2
Der udbetales godtgørelse for telefoni til udvalgets formand. Tilskuddet kan gives til et andet medlem fra udvalget, hvis dette skønnes relevant.
4. Administrative rutiner og kommunikation
Stk. 4.1.
UU afholder møder efter behov. Ved udvalgets møder skal der føres referat og fortrolig information føres i interne notater, der vedlægges referatet. Referatet sendes efter godkendelse til DRKs sekretariat. Et beslutningsreferat fra møderne skal senest 20 dage efter mødet offentliggøres på klubbens hjemmeside.
Stk. 4.2.
UU aflægger skriftlig beretning for udvalgets arbejde i det forgangne år. Beretningen skal være DRKs sekretariat i hænde senest 15. januar for offentliggørelse på klubbens hjemmeside inden Generalforsamlingen ultimo februar.
Stk. 4.3.
UU kommunikerer med medlemmerne via Retrieveren og via DRKs hjemmeside. Udvalgets sekretær/formand skal sikre, at DRKs hjemmeside under UU holdes ajour med referater og aktiviteter etc.
